印章之于企業而言具有非常重要的意義,它如同企業的身份證一般,是企業權力與身份的證明,是企業經理管理中行駛職權的重要工具及憑證。可以說,它的使用管理問題關系著企業的正常經營活動的開展,不容忽視及懈怠,可從如下幾方面加強管理:
1、設置專人管理
基于它的重要性,為防止多人管理帶來的推諉、職責不清等問題,建議專人專管,可以指定專門人員管理企業內所有具有法律效力的印章,并明文規定該人員的管理職責及管理要求,所謂知之非艱,而行之惟艱,其管理工作務必做到實處,方能更好地保證企業利益不受影響。
2、規范申請使用流程
好用的印章管理制度離不開其申請使用流程的規范化,務必明確各類印章的使用用申請流程、審批人權限及使用要求,待逐級審批后方可由管理人員執行蓋章操作。對于任何加蓋公司章的文件務必謹慎核查,必要時由法務確認內容無歧義或者損壞公司利益的隱患。
3、可使用防偽印油
我們見過不少盜取或者仿冒企業印章的違法犯罪行為的報道,而為了防止此現象的出現,相信很多企業對于公司章的管理愈加重視,因此建議可增加使用質量印章防偽印油。該印油又被成為防偽隱形印油,此印油在正常光照條件下無法顯現,而只有紫外線燈照射下才可看到所蓋章的內容。在必須蓋公司章的文件上加蓋此章可起到一定的防偽作用。
與其說印章是掌握企業發展生命線的令牌,倒不如說它是一張篤定堅實的盾牌,為企業保駕護航。由此可見加強其管理工作是企業生產經營中的關鍵且必要事項,建議可設置專人管理,嚴格規范使用流程及審批流程,對于關系企業重大效益的文件還可使用防偽印油等。